Une assemblée générale des copropriétaires doit obligatoirement avoir lieu au moins une fois par an.

La convocation doit être faite dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l’exercice comptable précédent.

Si le syndic manque à cette obligation, le conseil syndical ou 1 ou plusieurs copropriétaires représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires peuvent lui demander de convoquer une assemblée générale.

La convocation est adressée par le syndic à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique ou par remise contre récépissé ou émargement. Elle doit être adressée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée.

Le syndic doit afficher dans les immeubles la date de la prochaine assemblée générale et mentionner la possibilité pour chaque copropriétaire de demander l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour.

La convocation doit mentionner le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour en précisant chacune des questions soumises à délibération.

Le mode de consultation des justificatifs de charges est également indiqué. Le syndic doit mettre à la disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives de charges, pendant au minimum un jour. La date est indiquée ainsi que les heures de consultation. Le lieu de consultation est au siège du syndic ou au lieu où il accueille habituellement les copropriétaires. Tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives, à ses frais. Elles sont de plus en plus communicables par voie électronique.

Le syndic doit joindre un formulaire permettant de voter par correspondance.

En fonction des questions à traiter les documents nécessaires (comptes, devis,.. ) sont joints à la convocation

Le syndic a l’obligation d’élaborer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical.

Les demandes d’inscription d‘une question doivent être adressées au syndic avant l’envoi des convocations et des documents annexes. Ce dernier est tenu de l’inscrire à l’ordre du jour. Attention, les questions doivent être précises, écrites sous forme de résolution pour pouvoir être soumises au vote des copropriétaires. Lorsqu’il s’agit de demandes d’autorisation de travaux, elles doivent être accompagnées de tous les documents descriptifs et techniques nécessaires pour permettre à l’assemblée de se déterminer en connaissance de cause .Il est conseillé de s’informer au préalable sur la forme de la demande.

Une demande trop tardive est repoussée à l’assemblée générale suivante.

L’ordre du jour comporte l’examen et le vote des comptes de l’exercice précédent ainsi que le vote du budget. Tous les syndics doivent respecter les mêmes règles comptables (décret n° 2005-240 du 14 mars 2005) et la même présentation des comptes.

L’assemblée générale choisit le syndic.

En assemblée générale, il n’y a pas de quorum : même s’il y a peu de copropriétaires présents ou représentés, les votes exprimés sont déterminants. Un seul copropriétaire présent suffit pour prendre une décision à la majorité simple.

Les copropriétés sont divisées en lots conformément à la répartition inscrite au règlement de copropriété.

Il y a 3 niveaux de majorité de vote définis par le n° de l’article de la loi qui précise les domaines auxquels ils s’appliquent.

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes : les tantièmes ou les millièmes.

1. La majorité de l’article 24  ou majorité simple: c’est la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés ou votant par correspondance. Cette majorité suffit pour les décisions concernant l’administration de l’immeuble (approbation des comptes, budget prévisionnel, travaux d’entretien courant, ravalement, gestion des espaces verts…). Le législateur a souhaité faciliter les prises de décision courantes afin d’éviter les blocages liés à un absentéisme souvent important.
2. La majorité absolue de l’art. 25: la majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires (absents, non représentés). Afin d’éviter les blocages dûs à l’absentéisme la loi a prévu la possibilité d’autoriser, après un premier vote sans majorité absolue de recourir à un second vote à la majorité simple (art. 24) si le projet voté a recueilli au moins un tiers des voix (en millièmes). Les sujets soumis au vote de l’art. 25 sont : la modification de la répartition des charges, les travaux d’économie d’énergie,
3. La double majorité et l’unanimité (art. 26): la majorité des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix. Les sujets soumis à ce vote sont la suppression du poste de gardien, la vente des parties communes, la modification du règlement de copropriété. Les décisions exigeant l’unanimité sont la modification des parties privatives, la suppression d’un équipement commun (sauf si le projet apporte des éléments supplémentaires de confort, d’habitabilité et permet une valorisation de l’immeuble), la modification de la répartition des charges, la souscription à un emprunt collectif (sauf exception)

Cette description a pour objet de montrer globalement les principales règles de fonctionnement des copropriétés afin que chaque copropriétaire comprenne qu’il est important de participer au moins une fois par an à l’assemblée générale. Il participera ainsi aux décisions qui vont ensuite s’imposer à chaque copropriétaire tant au plan financier que des conditions de vie.