Nous constatons tous un développement rapide des procédures informatisées, qu’il s’agisse de la convocation aux assemblées générales, de la participation à ces assemblées ou du développement de l’extranet pour l’information permanente des copropriétaires.
1°Les convocations aux AG et les envois des procès-verbaux ainsi que la mise en demeure pour les recouvrements de créance sont de plus en plus informatisés
Le principe (décret n° 2015-1325 du 21/10/2015): le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire qui conserve la possibilité de revenir sur sa décision à tout moment. Sont concernés : les convocations aux AG et les envois des procès-verbaux ainsi que la mise en demeure pour les recouvrements de créance. Les copropriétaires peuvent également utiliser cette voie notamment pour demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour de l’assemblée générale, mais aussi pour d’autres communications avec le syndic.
NB : Les notifications et les mises en demeure par voie électronique sont effectuées par Lettre Recommandée Electronique selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.
2°Nouveauté 2024 : le syndic peut désormais transmettre par internet, aux copropriétaires, les courriers de notification ou de mise en demeure de manière dématérialisée
La loi « Habitat dégradé » du 9 avril 2024syndic permet désormais au syndic de transmettre aux copropriétaires les courriers de notification ou de mise en demeure de manière dématérialisée, sans nécessairement avoir reçu leur accord explicite pour effectuer les envois ainsi.
Le syndic doit en revanche les informer qu’ils peuvent continuer à recevoir ces informations par courrier postal s’ils le souhaitent.
3°IMPORTANCE DE L’EXTRANET pour l’information des copropriétaires
L’Extranet est le dispositif de communication électronique qui permet l’accès aux documents à tous les utilisateurs disposant d’un identifiant et d’un mot de passe attribués par le syndic.
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 fixe la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété et qui sont accessibles sur un espace sécurisé en ligne.
Le syndic est tenu de mettre à la disposition des copropriétaires un extranet.
Ce support informatisé doit obligatoirement fournir au minimum les informations suivantes :
1. Pour tous les copropriétaires
• le règlement de copropriété, la fiche synthétique de la copropriété, le carnet d’entretien de l’immeuble, les diagnostics techniques, les contrats d’assurance, l’ensemble des contrats et marchés en cours signés à l’exclusion des contrats de travail des salariés, les contrats d’entretien et de maintenance, le contrat de syndic en cours
2. Pour chaque copropriétaire à titre individuel (accessible uniquement par lui)
• le compte individuel de chaque copropriétaire, le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget des deux derniers exercices comptables payées par le copropriétaire, le montant de la part des fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire, les avis d’appels de fonds sur les 3 dernières années .
3. Pour les membres du conseil syndical
• les balances générales des comptes et le relevé général des dépenses, les relevés périodiques des comptes bancaires, les assignations en justice, la liste des copropriétaires, la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance et son attestation de garantie financière
De trop nombreux copropriétaires négligent la communication reçue ou mise à leur disposition par les syndics.
