Photo: M. Beaufils

La gestion des fonds de la copropriété est solidaire puisque l’ensemble est un bien commun. Tout copropriétaire a le droit de vérifier les comptes de sa copropriété auprès du syndic. Cette vérification peut être effectuée individuellement ou collectivement avec d’autres copropriétaires.

Les étapes à suivre pour vérifier les comptes

1° Prenez contact avec le syndic : Informez-le de votre souhait de consulter les comptes et prenez rendez-vous. Le syndic est tenu de mettre à votre disposition les documents comptables de la copropriété et de vous permettre de les copier. Prévoyez un temps nécessaire à l’opération (plusieurs heures).

2° Préparer à l’avance vos questions en étudiant les documents remis avec la convocation à l’assemblée générale (au moins 21 jours avant la réunion). Sollicitez éventuellement l’avis du président du conseil syndical sur les comptes avant votre intervention.

3° Les documents à consulter sont les suivants :

• Le grand livre des comptes : document obligatoire, il récapitule toutes les dépenses et recettes de la copropriété, classées par comptes. Il donne le détail de chaque opération comptable (date de chaque opération, solde débiteur ou créditeur).
• Le relevé général des dépenses établi par le syndic (vous devez l’avoir reçu avec la convocation à l’AG): il détaille les dépenses par catégorie (charges communes générales, charges spéciales, etc.).
• Les factures : elles justifient les dépenses enregistrées dans les comptes.Le budget prévisionnel (vous l’avez reçu) : il permet de comparer les dépenses réelles avec les dépenses prévues.
• Le rapport du conseil syndical : s’il y en a un, (c’est un document en principe obligatoire mais qui n’est pas toujours établi par écrit) : il rend compte de l’activité du conseil syndical et de sa surveillance de la gestion du syndic. Il faut inviter le président du conseil syndical à le rédiger.

 Les points principaux à vérifier

• a) La régularité des dépenses : sont-elles justifiées et conformes au budget prévisionnel ?
• b) L’exactitude des facturations : les montants sont-ils corrects et les factures ont-elles été émises au nom de la copropriété ?
• c) La transparence de la gestion : le syndic a-t-il respecté les règles de la copropriété et les obligations légales ?
• d) le dépassement du budget, le solde des copropriétaires débiteurs par rapport au budget (si le poids des copropriétaires débiteurs est élevé, ce sont les autres copropriétaires qui en supportent les conséquences).

Les documents à analyser

• Vérifiez le grand livre des comptes:
  • Regardez les soldes du grand livre (débiteur ou créditeur)
• Pointez le relevé général des dépenses
• Vérifiez les factures des dépenses les plus importantes:
  • Vérifiez que les dépenses sont justifiées et conformes au budget prévisionnel. Soyez attentif aux anomalies, telles que des dépenses inhabituelles ou des erreurs de facturation.
• Regardez aussi les annexes n° 1 et suivantes (documents remis avec la convocation) : regardez notamment le compte n° 51 fonds disponibles pour s’assurer qu’il n’y a pas une trésorerie excessive par rapport au besoin et les comptes de tiers dont le  n° 47 dans la partie Créances, ce compte devant être apuré. Au cas contraire interrogez le syndic sur le détail des sommes inscrites et le motif de cette inscription.
• Posez des questions au syndic : Si vous avez des doutes ou des questions, n’hésitez pas à les poser au syndic. Il est tenu de vous répondre et de vous fournir les explications nécessaires.

Faites-vous aider si nécessaire

Sollicitez les membres de votre conseil syndical. Vous avez la faculté de vous faire assister par un membre du conseil syndical. Vous pouvez aussi obtenir (à vos frais) une copie des documents consultés et les faire étudier par un comptable, un avocat. En cas de doute sur la transparence de la gestion demandez l’avis de votre association.

• N’hésitez pas à vous faire accompagner par d’autres copropriétaires : la vérification des comptes est plus efficace si elle est réalisée collectivement.
• Soyez méthodique et rigoureux : prenez le temps d’analyser attentivement les documents et de poser les questions nécessaires.
• Conservez une trace de vos démarches : notez les dates de vos contacts avec le syndic, les questions posées et les réponses obtenues.

En suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de vous assurer de la transparence de sa gestion financière et d’avoir un avis.